Rechnungen automatisieren: So sparst du 3 Stunden pro Woche als KMU

Ein typischer Handwerker verbringt jeden Freitagabend 2-3 Stunden damit, Word-Dokumente zu öffnen, Kundendaten einzutippen, Positionen zusammenzurechnen und dann per E-Mail zu verschicken. Fehler passieren. Rechnungen werden vergessen. Mahnungen kommen zu spät.

Das geht deutlich besser.

Das Problem mit manueller Rechnungsstellung

Wenn du Rechnungen noch manuell erstellst, kennst du diese Probleme:

Tippfehler bei Preisen, Namen oder IBAN
Vergessene Rechnungen wenn du im Stress bist
Keine Übersicht wer noch nicht bezahlt hat
Kein automatisches Mahnwesen – du musst selbst hinterherrennen
Zeitverlust durch Copy-Paste aus Word-Vorlagen

Die Lösung: Ein spezialisiertes Rechnungstool, das Rechnungen automatisch erstellt, versendet und nachverfolgt.

Die besten Tools im Vergleich

1. Lexoffice – Der Marktführer für Deutschland

Preis: 7,90 EUR/Monat (Starter) bis 29,90 EUR/Monat (Business) DSGVO: Vollständig (Server in Deutschland) Für wen: Kleine Unternehmen, Handwerker, Freiberufler

Lexoffice ist die bekannteste Lösung für deutsche KMU. Es erfüllt alle deutschen Anforderungen: GoBD-konforme Buchhaltung, direkte DATEV-Schnittstelle für deinen Steuerberater, automatische Steuererkennung.

Stärken:

Vollständig auf Deutsch
Direkte Bankverbindung für automatischen Zahlungsabgleich
DATEV-Export für Steuerberater
Automatisches Mahnwesen
Mobile App

Ideal für: Handwerker, Freiberufler, alle die in Deutschland eine GmbH oder als Selbstständiger arbeiten

2. sevDesk – Günstigere Alternative

Preis: 14,90 EUR/Monat (Rechnung) bis 24,90 EUR/Monat (Buchhaltung) DSGVO: Vollständig (Server in Deutschland)

sevDesk ist eine günstigere Alternative zu Lexoffice mit ähnlichem Funktionsumfang. Besonders stark bei der Belegerfassung per Foto.

Stärken:

Belegerfassung per Smartphone-Foto (OCR)
Günstigerer Einstiegspreis
Gute App

Schwächen:

Weniger Integrationen als Lexoffice
Support manchmal langsamer

3. HubSpot + Make – Die Profi-Kombination

Preis: HubSpot Free + Make ab 9 EUR/Monat Für wen: Wer seinen gesamten Verkaufsprozess automatisieren will

Für ambitioniertere Automatisierungen: HubSpot als CRM erkennt, wann ein Auftrag abgeschlossen ist, und Make erstellt dann automatisch die Rechnung im richtigen Tool – ohne dass du etwas tun musst.

Workflow-Beispiel:

Auftrag wird in HubSpot als “Abgeschlossen” markiert
Make erstellt automatisch die Rechnung in Lexoffice
Rechnung wird per E-Mail an Kunden versandt
Nach 14 Tagen: Automatische Erinnerung wenn nicht bezahlt

👉 HubSpot CRM kostenlos starten (Affiliate-Link) 👉 Make kostenlos testen (Affiliate-Link)

Schritt für Schritt: Lexoffice einrichten

Schritt 1: Account erstellen

Gehe auf lexoffice.de und starte den 30-Tage-Test (keine Kreditkarte nötig).

Schritt 2: Firmendaten einrichten

Firmenname, Adresse, Steuernummer
Bankverbindung für automatischen Abgleich
Logo hochladen (deine Rechnungen sehen professionell aus)

Schritt 3: Erste Rechnung erstellen

Kunden anlegen
Leistungen/Produkte anlegen (einmalig)
Rechnung aus Vorlage erstellen: 2 Klicks

Schritt 4: Automatisierung aktivieren

Zahlungserinnerungen: Automatisch nach X Tagen
Mahnungen: In drei Stufen automatisch
Bankabgleich: Täglich automatisch

Zeitersparnis: Statt 3 Stunden/Woche → 30 Minuten/Woche

Was ist mit dem Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist oft das Unangenehme: Du musst Kunden anschreiben, die nicht bezahlen. Mit den richtigen Tools geht das automatisch:

Zahlungserinnerung (freundlich, nach 7 Tagen)
1. Mahnung (nach 14 Tagen, mit Mahngebühr)
2. Mahnung (nach 21 Tagen, mit Androhung Inkasso)

Lexoffice und sevDesk machen das vollautomatisch. Du wirst nur benachrichtigt, wenn jemand wirklich nicht zahlt.

DSGVO und steuerliche Anforderungen

Wichtig für deutsche Unternehmen: Rechnungen müssen nach §14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten:

Vollständiger Name und Adresse
Steuernummer oder USt-IdNr.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsdatum und Rechnungsdatum
Aufschlüsselung der Leistungen
Nettobetrag, MwSt-Betrag, Bruttobetrag

Alle genannten Tools erfüllen diese Anforderungen automatisch.

Meine Empfehlung

Für die meisten kleinen deutschen Unternehmen: Starte mit Lexoffice.

30-Tage-Test kostenlos, danach 7,90 EUR/Monat. Die erste Stunde Zeitersparnis pro Woche finanziert das Tool mehrfach.

Wenn du bereits ein CRM nutzt und den gesamten Verkaufsprozess automatisieren willst: HubSpot + Make + Lexoffice ist die leistungsfähigste Kombination.

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